Gracias a las importantes innovaciones tecnológicas recientes es posible agilizar y automatizar todas las transacciones comerciales de una empresa. Significa que eventualmente todos estos son procesos que se ejecutan de una manera mucho más ordenada y precisa. Además, se reducen notablemente los errores y también hay una mejor gestión administrativa que ofrece múltiples beneficios a todos los departamentos de una empresa.
Ya son varias las empresas que ofrecen un servicio especializado en la compra y venta de suministros, que se adaptan perfectamente a distintas industrias o sectores. A estos servicios se les conoce con el término de E-Procurement que es básicamente un proceso tecnológico vía internet, con el cual se administran varios servicios y gestiones de distintos tipos.
También hay que destacar que con su uso es mucho más fácil realizar procesos como la adquisición y compra de bienes o servicios. Todo esto se hace a través de las tecnologías digitales actuales, las cuales se adaptan perfectamente a las necesidades y exigencias actuales de distintos sectores. Asimismo, con su empleo dejamos atrás la utilización de los antiguos procesos comerciales manuales. Por otra parte, también tiene la ventaja añadida de que se está promoviendo un mejor intercambio de la información, teniendo un mejor control de todos los datos. Igualmente, es posible tomar mejores decisiones con mejores resultados.
Se considera que es la mejor opción para quienes trabajan como directores financieros, gerentes de compras o CEO. Sin embargo, para comprobar su gran eficiencia y sacar un mayor provecho del mismo, se recomienda ahondar más en cómo es su funcionamiento y en las opciones que tiene disponible.
¿Qué es e-Procurement?
Es el proceso que ayuda a ejecutar transacciones comerciales, a través del medio digital. Incluye a las compras y también a las ventas de diversos tipos de bienes o servicios. Cuenta con una intuitiva y una muy bien diseñada interfaz web, en donde el usuario es capaz de tener una mejor visualización de todos estos procesos al instante. Prácticamente, se puede ejecutar cualquier transacción desde su etapa inicial hasta su etapa final, permitiendo tener un mejor control y tomar mejores decisiones.
Igualmente, se tiene una mejor comprensión de los procesos de pagos y facturación. Esta es una tecnología que ha sido diseñada con la finalidad de facilitar, automatizar y centralizar todos estos procesos. De manera que tiene un impacto positivo en la organización de una empresa, lo cual beneficia no solo a los trabajadores, sino también en sus relaciones públicas con socios y clientes. Además, se hacen con mayor rapidez todas estas negociaciones y transacciones, siendo más eficientes y prácticas.
¿Cómo funciona y cuáles son sus aplicaciones?
Todos los procesos regulares de adquisición de productos y contratación de servicios se gestionan con este sistema. Combina distintos elementos financieros para hacer posible que estas operaciones se hagan de una manera mucho más segura y rápida.
Todo comienza desde el proceso de selección, con el cual se tiene acceso a un catálogo en línea con una amplia gama de productos o servicios por cada proveedor. También allí se encuentra disponible información sobre cuáles son los productos o servicios seleccionados que cuentan con descuentos o promociones.
Lo que sigue es la realización de la selección y del pedido. La solicitud se envía automáticamente al proveedor desde esta vía electrónica y automatizada, de manera que de forma inmediata se comienza a preparar la entrega o planificación para hacer entrega del mismo. También se gestiona y recibe la factura la cual está certificada, este es un archivo en formato PDF u otro documento electrónico el cual contiene información detallada.
Como se puede observar es un proceso que se hace de una manera tan fácil que no lleva varios minutos. Tiene el gran beneficio de permitir ahorrar en costes asociados al monitoreo de todo el proceso, en el que se incluyen aspectos como el papeleo o gastos generales en mano de obra o transporte. También tiene otra ventaja añadida que es el acceso a una mayor variedad de productos y servicios que se adecúan perfectamente a las operaciones actuales de una empresa.
