A pesar de que cada vez son más las oficinas de todo el mundo que se están quedando sin papel, la mayoría de las empresas siguen necesitando una cantidad importante de papeleo para funcionar. Aunque muchos documentos deben guardarse, pero otros pueden tirarse a la basura. Muchos papeles de alto riesgo incluyen información delicada que podría poner a tu empresa en peligro. Por ello, conocerás cuál es el tipo de destrucción de documentos que tengo que hacer en mi empresa.
¿Qué papeles debo destruir?
Llevar la cuenta de los periodos de conservación y los calendarios de destrucción de documentos puede parecer un trabajo de tiempo completo. Por lo tanto, ¿qué papeles deben destruirse y cuándo? Hay algunos documentos que deben destruirse por su propia protección, independientemente de lo diferente que sea su empresa. Por el momento, limitaremos nuestra discusión a cinco tipos de papeles.
Facturas de servicios públicos y deudas de tarjetas de crédito
Las facturas de servicios públicos y los extractos de tarjetas de crédito son elementos que deberían pertenecer a la eliminación de documentos confidenciales, por ello, todo el mundo debería destruir de forma prioritaria. Estas facturas suelen contener información muy sensible. Consecuentemente, debes asegurarte de que la factura se destruya tan pronto como se haya recibido el pago y ya no necesite consultarla.
Aunque conservar estas facturas después de recibir la confirmación del pago y la resolución puede ser tentador, destruirlas es el método más seguro para protegerse del robo de identidad. Sin embargo, las siguientes instrucciones de trituración se aplican si estas facturas son necesarias para sus declaraciones de impuestos.
Registros bancarios
Se aconseja la recogida de papel confidencial de extractos bancarios durante un año antes de triturarlos. Lo mismo ocurre con los talones de las nóminas. Una vez más, los ladrones de identidad buscan documentos con el tipo de información financiera crucial que estos incluyen. Si está pensando en recibir sus extractos bancarios o sus facturas por Internet, debe asegurarse de que su empresa no utiliza papel de forma segura.
Documentos fiscales
Una empresa debe conservar sus datos fiscales durante tres años, porque puede cambiar su declaración de impuestos durante ese tiempo. El periodo estándar es de siete años porque, en caso de que el IRS le haga una auditoría, requerirá esa información antes de la destrucción de papel que contienen los registros de manera segura.
Elegir el servicio de trituración adecuado para su empresa
Sin duda, la trituración es la mejor manera de deshacerse de los papeles y datos privados que ya no se necesitan. La autodestrucción puede parecer inicialmente la opción más económica y eficaz. Pero si se mira con atención, se descubrirá que la autodestrucción tiene gastos adicionales que pueden sumarse rápidamente, como por ejemplo:
- Gastos de funcionamiento: Más allá del coste inicial de la compra de su propia trituradora, hay que tener en cuenta los costes de mantenimiento continuos, como la mano de obra, los materiales y los costes de emergencia si la máquina se estropea.
- Tanto el tiempo como la productividad de los trabajadores: Cada minuto que un empleado pasa manejando la trituradora es un minuto que no está realizando sus tareas habituales.
- Aumento de las amenazas a la seguridad: Su empresa está en peligro porque las destructoras internas baratas suelen producir tiras de papel que son fáciles de volver a montar. Las destructoras internas aumentan el riesgo de error del personal, así como la vulnerabilidad de su empresa ante los piratas informáticos que intentan recomponer los papeles destruidos.
Para ello, puedes contar con empresas como All Safe Documents, dedicada a la destrucción de documentos. De hecho, es la empresa líder en la destrucción de archivos en toda Barcelona. Con muchos años de experiencia, otorgando un trabajo rápido y seguro en la destrucción de documentos para cualquier empresa.
